Rückstellungen – Die Vormerkung für das kommende Geschäftsjahr

Die meisten Menschen, die schon einmal etwas von einer Bilanz oder von der Buchführung allgemein gehört haben, wissen, dass sämtliche Geschäftsvorfälle innerhalb eines Geschäftsjahres in ihr erfasst werden. Was aber geschieht mit Kosten, die jetzt schon der Höhe nach bekannt sind, aber erst im nächsten Jahr anfallen? Genau hier greift der Rückstellungsposten ein. Was das genau ist und wie dieser funktioniert, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Funktionsweise

Eine Rückstellung ist, einfach ausgedrückt, eine Vormerkung von Kosten im Folgejahr. Laut Handelsgesetzbuch gilt das sogenannte Vorsichtsprinzip. Es ist eines der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und besagt, dass alle Risiken und Verluste im Zusammenhang mit der Bilanzierung in einem angemessenen Rahmen berücksichtigt werden müssen. Dies gilt insbesondere dann, wenn zwischen dem Abschlussstichtag und dem Aufstellungstag des Jahresabschlusses noch zu berücksichtigende Ereignisse eintreten.

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Im Bezug auf die Rückstellungen gilt hierfür der § 249 HGB. Dieser besagt, dass jedes Unternehmen innerhalb der Buchführung eine Rückstellung für ungewisse oder drohende Verluste bilden muss. Tritt das verlustverursachende Ereignis im Folgejahr ein. So ist im folgenden Jahr eine Inanspruchnahme der Rückstellung zu buchen.

Erübrigt sich der Grund für die erstellte Rückstellung, so ist sie dementsprechend in voller Höhe aufzulösen. Grundsätzlich sind alle Rückstellungen erfolgswirksam zu buchen. Das heißt, sie mindern den Gewinn oder erhöhen den Verlust eines Unternehmens. Rückstellungen sind in der Regel Schätzwerte und werden deshalb bis auf wenige Ausnahmen auf die kommenden 100 Euro aufgerundet. Bei größeren Unternehmen kann es auch zu einer Rundung auf den nächsten vollen Tausender kommen.

Arten von Rückstellungen

Rückstellungen sind für verschiedenste Geschäftsvorfälle zu bilden. Die häufigsten Rückstellungen haben wir für im Folgenden zusammengefasst.

Steuerrückstellung

Jedes Unternehmen muss seinen Gewinn versteuern. Dafür werden meist Vorauszahlungen getätigt. Falls am Ende des Geschäftsjahres dennoch eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt besteht, ist eine entsprechende Steuerrückstellung zu bilden. Die Höhe basiert meist auf der eigenen Berechnung der Unternehmen.

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Urlaubsrückstellung

Die mitunter häufigste Rückstellung stellt die Urlaubsrückstellung dar. Sie wird in der Regel in höher der Entgeltzahlungen aller Mitarbeiter während des Erholungsurlaubs gebildet. Der Großteil dieser Rückstellung ist im Folgejahr in Anspruch zu nehmen, da die meisten Mitarbeiter ihren Jahresurlaub im jeweiligen Jahr beantragen.

Rückstellungen für Zeitkonten

Ebenfalls oft vertreten sind Rückstellungen für die Überstunden der Mitarbeiter. Meist sind sie bei gewerblich Angestellten Mitarbeitern höher, da Sie tendenziell mehr Überstunden leisten. Die Rückstellung wird in Höhe der geleisteten Überstunden gebildet und wird in den meisten Fällen über die nächsten Jahre vollständig in Anspruch genommen.

Garantierückstellungen

Alle Unternehmen sind verpflichtet, seinen Kunden eine Gewährleistung für zwei Jahre ab Kaufdatum des Produkts zu bieten. Solche Garantiefälle sind im Bezug auf die Rückstellungen zu berücksichtigen. Meistens ergibt sich für die Garantierückstellung ein Betrag in Höhe von 0,5 Prozent des Umsatzes . Alternativ ist auch eine Variation zu jeweils 0,25 Prozent des Vorjahresumsatzes und des laufenden Umsatzes möglich.

Aufwandsrückstellungen

Diese Art der Rückstellung bezieht sich im Wesentlichen auf unterlassene Instandhaltungen im laufenden Geschäftsjahr. Da diese im folgenden Jahr nachgeholt werden müssen, ist die Höhe des entstehenden Aufwands als Rückstellung anzugeben. Meistens stehen die Kosten für die unterlassene Instandhaltung bei der Erstellung des Jahresabschlusses bereits fest.

Prozesskostenrückstellungen

Die Prozesskostenrückstellung bildet den ersten Teil der Drohverlustrückstellungen. Sie beinhalten drohende Verluste aus schwebenden Gerichtsverfahren. Besteht also ein solches Verfahren, so sind Unternehmen verpflichtet, die Kosten dieses Verfahrens in etwa abzuschätzen und eine dementsprechende Rückstellung zu erstellen. Gewinnt das Unternehmen das Gerichtsverfahren, ist die Rückstellung auszulösen. Ansonsten wird sie am Ende des Gerichtsverfahrens zum Jahresabschluss in Anspruch genommen.

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Rückstellungen für bestehende Verträge

Diese Art der Rückstellung tritt meist bei Gegenständen mit Wertschwankungen auf. In der Regel sind dies Rohstoffe wie Metall, Blei, Zink oder Ähnliches. Bei manchen Unternehmen werden Lieferverträge über mehrere Monate hinweg abgeschlossen. Dabei wird für jede Lieferung innerhalb des Vertrages ein entsprechender Kurs festgeschrieben. Weicht der Kurs von den Lieferbedingungen ab, so kann unter Umständen ein Drohverlust entstehen. Eine Rückstellung ist dann zu bilden, wenn der Kurs am Abschlussstichtag niedriger ist, als in den Vertragskonditionen festgehalten ist. Die Höhe entspricht dabei dem Produkt aus dem Unterschiedsbetrag des Kurses und der vereinbarten Menge.

Archivierungsrückstellungen

Jedes Dokument hat seine eigene gesetzlich vorgeschriebene Archivierungsdauer. Dafür ist ein entsprechender Ort für die Aufbewahrung zu erschaffen. Dabei ist es egal, ob die Archivierung in Papierform oder digital erfolgt. Die Höhe der Rückstellung entspricht dem Aufwand für die Archivierung. Meist helfen auch Dinge wie anteilige Abschreibungen und Nebenkosten für die Berechnung der Rückstellungen.

Pensionsrückstellungen

Diese Rückstellung gibt die ungewissen Verpflichtungen im Rahmen einer bestehenden betrieblichen Altersvorsorge an. Die Berechnung der Höhe ergibt sich dabei aus einer komplexen mathematischen Formel. Hierbei gilt die Rückstellung als Sicherheit für die zukünftigen Zahlungen für die betriebliche Altersvorsorge.

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Fazit

Zu dem Rechnungswesen zählen nicht nur die periodengerechten Aufwendungen. Ebenso können periodenfremde Aufwendungen unter Umständen in Form einer Rückstellung im Jahresergebnis berücksichtigt werden. Einen Vorteil haben die Rückstellungen aber auch für die Unternehmen. Da sie den Gewinn mindern, entstehen auch geringere steuerliche Belastungen. Bei Unternehmen in einer Verlustsituation erhöht sich der Verlustvortrag, welcher in Gewinnzeiten ebenfalls zu einer Steuerminderung führt. Falls du mehr über die Vorgänge innerhalb der Buchführung erfahren möchtest, kannst Du dir gerne die anderen Beiträge im Bereich „Business & Finanzen“ ansehen.